Realizado por Diana Carolina Castro Ramos
Dirección: Abg. Nicole M. Figueroa Gómez
Área de Derecho Corporativo y Regulatorio RVV Rechtskraft
Mediante la Casación Laboral N.° 42701-2022, La Libertad, la Corte Suprema estableció un criterio relevante en materia laboral, al precisar que los empleadores solo están obligados a conservar registros de asistencia, boletas, planillas y demás documentos vinculados a obligaciones laborales por un plazo de cinco años.
El pronunciamiento se dio al resolver una demanda por reintegro de horas extras y beneficios sociales presentada por un trabajador contra una empresa minera.
¿Qué resuelve la Corte?
En el caso, las instancias previas habían ordenado el pago de horas extras e incidencias por un período que iba desde 1993 hasta 2018, apoyándose en la falta de exhibición documental de la empresa. Sin embargo, la Corte Suprema corrigió ese criterio y señaló que no puede exigirse al empleador la presentación de documentos que legalmente ya no estaba obligado a conservar.
Por ello, determinó que el reclamo solo podía prosperar respecto del período comprendido dentro de los cinco años previos al cese del trabajador, es decir, del 16 de agosto de 2013 al 16 de agosto de 2018.
Fundamento jurídico
La Corte sustentó su decisión en el artículo 6 del Decreto Supremo N.° 004-2006-TR y en el artículo 5 del Decreto Ley N.° 25988. Ambas normas disponen que los empleadores deben conservar los registros y documentos laborales únicamente por cinco años; pues vencido ese plazo, la carga de probar los derechos que pudieran derivarse de esos documentos pasa a quien los alega.
En otras palabras, no corresponde generar una presunción en contra del empleador por no exhibir documentación antigua que legalmente ya podía haber destruido.
Impacto práctico
El presente fallo tiene efecto directo en los procesos sobre horas extras y beneficios sociales de larga data. Debe aclararse que la Corte Suprema no prohíbe reclamar períodos antiguos, pero deja claro que esos reclamos no pueden sostenerse solo en la falta de exhibición documental de la empresa; esto debido a que, cuando el período reclamado exceda los cinco años de conservación legal, el trabajador deberá apoyarse en otros medios probatorios para acreditar su pretensión.
Opinión técnica
La Corte Suprema fija una regla práctica bastante simple: el empleador solo está obligado a conservar documentos laborales por cinco años, en consecuencia, vencido dicho plazo, no corresponde presumir en su contra la falta de exhibición de tales documentos.
Esto supone dos puntos de vista. Para el empleador, es conveniente mantener una política documental veraz y trazable, al menos dentro del quinquenio legal, ya que en ese lapso la omisión sí resulta perjudicial. Para el trabajador, cuando el reclamo cubra períodos antiguos, la estrategia no puede recaer únicamente en pedir exhibición sino que debe incluir otros medios probatorios desde el inicio.
Puede acceder al texto completo en el siguiente enlace URL: LINK
Para cualquier consulta con referencia a este texto, por favor, contáctese con el abogado especialista en la materia.
– Nicole Figueroa: nicole.figueroa@rvvlegal.pe